Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública

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Decreto N° 4.099 21 de noviembre de 2005 Hugo Chávez Frías Presidente de la República En ejercicio de la atribución que le confiere el numeral 10 del artículo 236 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y de conformidad con lo previsto en el artículo 87 de la Ley Orgánica de la Administración Pública, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 124 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, en Consejo de Ministros, Dicta el siguiente, Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública Capítulo I Disposiciones Generales Objeto Artículo 1° El presente.;Reglamento tiene por objeto desarrollar los principios contables y establecer las normas y procedimientos técnicos que conforman el Sistema de Contabilidad Pública, que permitirán valorar, procesar y exponer los hechos económicos y financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados funcionalmente. Características Artículo 2° Estos principios, normas y procedimientos regularán el registro sistemático de todas las transacciones económicas y financieras; la producción de los estados financieros básicos que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos; la producción de la información financiera necesaria para la toma de decisiones; la .'presentación de la información contable, los estados financieros y la respectiva documentación de apoyo; así como el suministro de la inform9ción necesaria para la formación de las cuentas nacionales, todas ellas ordenadas de tal forma que faciliten el ejercicio del control y la auditoria interna o externa sobre la gestión de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente. Ámbito de aplicación y fundamentación del sistema Artículo 3° EI Sistema de Contabilidad Pública será único, integrado y aplicable a todos los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente, y estará fundamentado en las normas generales de contabilidad dictadas por la Contraloría General de la República y en los demás principios de contabilidad de general aceptación válidos para el sector público. La contabilidad se llevará en los libros y registros cumpliendo con la metodología que prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, la cual estará orientada a determinar los costos de la producción pública: Soporte del Sistema de Contabilidad Pública Artículo 4° El Sistema de Contabilidad Pública estará soportado en la herramie6ta informática denominada Sistema Integrado, de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), que al efecto se aplicará en los órganos entes sometidos al sistema. Definiciones Artículo 5° A los efectos del presente Reglamento, se definen como: 1. Aplicativo: Conjunto de instrucciones en código fuente organizadas sistemáticamente, a través del cual se ejecuta y procesa la información; 2. Balance General: Estado financiero básico en el que se presenta de manera sistematizada y a una fecha determinada, la situación financiera y patrimonial de un ente, indicando la totalidad de las cuentas que comprende el activo, pasivo y patrimonio.' 3. Centralización Normativa V Desconcentración Operativa: Política a través de la cual se concentran en los órganos rectores de la administración financiera, las decisiones normativas y reglamentarias y se desconcentra la ejecución de dichas normas en los usuarios operativos del Sistema de Contabilidad Pública. 4. Cuenta General de Hacienda: Documento a través del cual se expresan los resultados operativos, económicos y financieros de la gestión pública anual, conformado por los estados de ejecución del presupuesto de la. República y de sus entes descentralizados funcional mente sin fines empresariales; los movimientos y situación del Tesoro Nacional, de la deuda pública interna y externa, directa e indirecta; los estados financieros de la República; informes con la gestión financiera consolidada del sector público, grado de cumplimento de los objetivos y metas previstas en la Ley de Presupuesto, y el comportamiento de los costos y de los indicadores de eficiencia de la producción pública, así como la situación de los pasivos laborales. 5. Déficit: Resultado financiero que se produce en un ejercicio económico financiero, cuando los gastos totales superan a los ingresos totales. 6. Estados Financieros: Conjunto de estados contables que reflejan la situación económica y financiera de los entes públicos, tales como Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Efectivo, Cuenta de Movimiento de Patrimonio, Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento y cualquier otro que determine la normativa aplicable. 7. Estado de Resultados: Estado financiero que refleja las cuentas de ingresos y gastos, así como el resultado obtenido (ahorro o desahorro) durante la gestión de un ejercicio económico financiero, como consecuencia de las distintas operaciones' que realizan los entes públicos. 8. Flujo de Efectivo: Estado financiero que refleja los movimientos de entradas y salidas de efectivo o su equivalente, que se producen durante un período determinado en los entes públicos. 9. Manual de Contabilidad: Documento en el cual se describen los procedimientos y demás orientaciones para el adecuado registro, uso y manejo de la información contable. 10. Momentos Contables: Etapas o fases del procedimiento administrativo y financiero que afectan al patrimonio, las cuales se deben registrar a los fines del control y toma de decisiones. 11. Normas Generales de Contabilidad: Supuestos fundamentales, conceptos básicos o postulados que tienen por propósito que la contabilidad de los organismos y entidades logren el objetivo de producir sistemática y estructural mente información cuantitativa y cualitativa, veraz, útil y oportuna sobre las transacciones que realizan los órganos de la República y sus entes descentralizados funcional mente. 12. Normas Técnicas de Contabilidad: Conjunto de reglas y disposiciones a las que se debe someter el tratamiento y desarrollo de los procesos contables. 13. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: Cuerpo de doctrinas que rigen al Sistema de Contabilidad Pública, conforme a la legislación venezolana. 14. Sistema de Contabilidad Pública: Conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten valorar, procesar y exponer los hechos económicos y financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados funcional mente. 15. Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF): Herramienta informática que permite el registro único e integrado, así como el procesamiento de la información que se deriva de las transacciones económicas y financieras realizadas por los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente. 16. Superávit: Resultado financiero que se produce en un ejercicio económico financiero, cuando los ingresos totales superan a los gastos totales. 17. Transacciones económicas V financieras: Hechos económicos o financieros que afectan o puedan llegar a afectar el patrimonio público, los cuales deben estar suficientemente documentados. Capítulo II De la organización del Sistema de Contabilidad Pública Rectoría del Sistema de Contabilidad Pública Artículo 6° La Oficina Nacional- de Contabilidad Pública, como órgano rector del Sistema de Contabilidad Pública, coordinará y vigilará el funcionamiento de las Oficinas de Contabilidad de los órganos de la República y sus entes descentralizados funcional mente sin fines empresariales, para garantizar el registro oportuno y adecuado de las transacciones económicas y financieras, conforme a las normas que al efecto dicte esta oficina. Atribuciones del Jefe de la Oficina Nacional de Contabilidad Pública Artículo 7° , La Oficina Nacional de Contabilidad Pública estará a cargo de un jefe de oficina, quien tendrá las siguientes atribuciones: 1. Dirigir la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y ejercer la rectoría del Sistema de Contabilidad Pública. 2. Dictar mediante providencias administrativas e instructivos, las normas técnicas de contabilidad y los procedimientos específicos que considere necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pública, así como asesorar y asistir a los órganos de la República y sus entes descentralizados funcional mente, en su implantación. 3. Elaborar, suscribir y prescribir las instrucciones y modelos del sistema de contabilidad para la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, que se publicarán en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. 4. Elaborar la Cuenta General de Hacienda y presentarla a la consideración del Ministro de Finanzas. 5. Elaborar y presentar para la consideración del Ministerio de Finanzas, el anteproyecto del presupuesto de la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. 6. Promover la capacitación y el adiestramiento del personal al servicio de la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. 7. Proponer la reorganización administrativa de las unidades que integran la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. 8. Desarrollar, promover y coordinar la divulgación del Sistema de Contabilidad Pública en la ciudadanía. 9. Las demás que establezcan las leyes, reglamentos y demás actos de carácter normativo. Centralización normativa y desconcentración operativa Artículo 8° El Sistema de Contabilidad Pública estará organizado bajo el principio de centralización normativa y desconcentración operativa. A tal efecto, el órgano rector del Sistema de Contabilidad Pública dictará las normas y procedimientos técnicos de aplicación general y de uso obligatorio por las unidades administradoras centrales y desconcentradas, calificadas como tales por la máxima autoridad de los ordenadores de compromisos y pagos de los órganos de la República y de sus entes descentralizados funcional mente, así como por las unidades liquidadoras de ingresos públicos nacionales, las cuales contarán con los correspondientes centros de registro. Presentación de cuentas Artículo 9° La Oficina Nacional de Contabilidad Pública dictará, mediante providencia administrativa, las normas que regularán la formación y presentación de la cuenta, por parte de los órganos de la administración pública obligados a ello de conformidad con la ley. Elaboración de la Cuenta General de Hacienda Artículo 10° La Oficina Nacional de Contabilidad Pública elaborará la Cuenta General de Hacienda, que ordena el artículo 130 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. A tal efecto, esta Oficina dictará la normativa que servirá de guía para su elaboración. Coordinación lntergubernamental Artículo 11° La Oficina Nacional de Contabilidad Pública solicitará a los estados, al Distrito Metropolitano de Caracas, al Distrito del Alto Apure, a los distritos y municipios, la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones y, coordinará con estos niveles de gobierno la aplicación, en el ámbito de sus competencias, de los principios, normas y procedimientos que rigen el Sistema de Contabilidad Pública. Capítulo III De los requisitos del Sistema de Contabilidad Pública Universalidad del registro Artículo 12° El sistema de contabilidad pública debe registrar todas las transacciones económicas y financieras que tengan o puedan tener efecto sobre el patrimonio de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente. El registro de estas transacciones se realizará en función de los momentos contables vigentes, utilizando el sistema de contabilidad prescrito por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. Unidad del registro Artículo 13° Cada transacción económica y financiera se registrará por única vez, de modo que a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas de información que requiera la administración financiera del sector público. Dicho registro, que constituirá la entrada única de información, deberá realizarse con todos los datos necesarios para su posterior procesamiento. Sistema integrado de cuentas Artículo 14° Los clasificadores y/o planes de cuentas utilizados en el SIGECOF, deberán permitir su acoplamiento modular, asegurando la integración de la información. Las modificaciones que puedan experimentar los clasificadores y/o planes de cuentas deberán ser analizadas de manera coordinada por los órganos rectores involucrados, para su posterior aprobación por la Oficina Nacional, a la cual corresponda. Apertura de las cuentas de ingresos y gastos Artículo 15° La apertura del ejercicio económico financiero en el SIGECOF contendrá los saldos anteriores y la información de la Ley de Presupuesto vigente. Registro de Ingreso en el SIGECOF Artículo 16° Sólo se registrarán en el SIGECOF, los ingresos .que cumplan los momentos contables del devengado y el recaudado. Origen del registro contable de los ingresos Artículo 17° El registro contable del devengado en los ingresos se originará por el acto administrativo de la notificación al contribuyente o deudor de la planilla de liquidación, momento en el cual se hace exigible el derecho pendiente de la República. El registro contable de aquellos ingresos distintos a los tributarios, se originará en la Oficina Nacional del Tesoro a través de su respectivo flujo de caja. El registro contable del recaudado en los ingresos se originará al extinguirse los derechos pendientes por cualquier medio o forma de pago en las respectivas oficinas de recaudación. Registro de gasto con afectación patrimonial Artículo 18° El gasto con afectación patrimonial se registrará cuando cumpla el momento contable del causado, dando lugar al posterior registro del pago con la emisión de cualquier medio o forma de pago legalmente establecido. Afectación preventiva de créditos Artículo 19° El registro del precompromiso y compromiso implicará una afectación preventiva de los créditos presupuestarios, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Registro contable de las operaciones de crédito público Artículo 20° La Oficina Nacional dé 'Crédito Público generará el registro de los movimientos de las erogaciones con cargo a los recursos originados en operaciones de crédito público de la República y de sus entes descentralizados funcional mente, en el SIGECOF. Reversos contables Artículo 21° La modificación del registro contable en cualquiera de los momentos contables del ingreso y del gasto se hará mediante el reverso de la transacción, la cual deberá realizarse conforme a las normas que dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. Capítulo IV De los comprobantes o documentos justificativos de las transacciones Documentación de las transacciones Artículo 22° La documentación de las transacciones económicas y financieras que afecten o puedan afectar el patrimonio público, debe contener información suficiente que soporte la formalidad de los criterios utilizados para su incorporación al SIGECOF. Posibilidad de utilización de medios informáticos Artículo 23° La Oficina Nacional de Contabilidad Pública mediante providencia administrativa, podrá disponer que sean empleados medios informáticos para generar comprobantes, procesar Y transmitir documentos e informaciones y producir los libros diario, mayor y auxiliares, siempre que su uso garantice la integridad y seguridad de los mismos, conforme a los mecanismos establecidos en el presente Reglamento. Identificación de comprobantes y documentos Artículo 24° Las transacciones económicas y financieras ejecutadas por los órganos de la República y sus entes descentralizados funcional mente, se justificarán mediante comprobantes y documentos debidamente identificados por número y ejecutores responsables, así como el proceso específico que le dio origen, con el objeto de facilitar el ejercicio del control y la auditoría interna y externa. Conservación de la Documentación Artículo 25° Sin perjuicio de las competencias del Archivo General de la Nación los documentos que soporten las transacciones económicas y financieras, registradas por los órganos de la República y de sus entes descentralizados funcional mente que administren, manejen o custodien fondos u otros bienes nacionales, se conservarán de acuerdo a la normativa que dicte al respecto la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, en expedientes físicos o documentos electrónicos para cada ejercicio económico financiero. Capítulo V Del cierre del ejercicio económico financiero Determinación del superávit o déficit Artículo 26° Con base en la información correspondiente a los resultados de los presupuestos de ingresos y fuentes financieras y de gastos y aplicaciones financieras, la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, deberá determinar y publicar en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela dentro de los primeros ciento ochenta (180) días del año, el resultado financiero del ejercicio anterior, en términos de superávit o déficit, en concordancia con la correspondiente Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento. Este resultado será reflejado en la Cuenta General de Hacienda al que se refiere el último aparte del artículo 58 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. La Oficina Nacional de Contabilidad Pública; en coordinación con las Oficinas Nacionales del Tesoro y de Presupuesto, determinará el superávit o déficit en el Tesoro Nacional, resultante de la comparación de los ingresos efectivamente recaudados y los gastos pagados al término del ejercicio económico financiero. De la solicitud y lapso de las operaciones de ajuste Artículo 27° La Oficina Nacional de Contabilidad Pública, establecerá por providencia administrativa el plazo y los requisitos bajo los cuales la máxima autoridad de los órganos de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente, solicitará con posterioridad al cierre del ejercicio, la realización de los ajustes en caso de errores u omisiones en los registros de los hechos económicos y financieros que afecten sus cuentas. Cierre de las cuentas de ingresos y gastos Artículo 28° Con el objeto de determinar el resultado de la gestión del ejercicio, la Oficina Nacional de Contabilidad Pública determinará por providencia administrativa, la fecha de cierre de las cuentas contables de ingresos y fuentes financieras y de gastos y aplicaciones financieras, luego de haberse efectuado los ajustes a que haya lugar. Reintegros de fondos de carácter permanente Artículo 29° Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al término del ejercicio económico financiero, las unidades administradoras centrales y desconcentradas de los órganos de la República, reintegrarán al Tesoro Nacional los remanentes de los fondos en avance o fondos en anticipo recibidos, que tengan en su poder, correspondientes a los créditos presupuestarios asignados en su respectiva distribución administrativa, no comprometidos, o comprometidos y no causados al término del ejercicio económico financiero. Las unidades administradoras desconcentradas remitirán, dentro de ese lapso, a la unidad administradora central, una copia de la planilla de reintegro debidamente cancelada, todo de conformidad con las normas dictadas por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública mediante la providencia administrativa de cierre. Instrucciones de cierre del ejercicio económico financiero Artículo 30° Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al término del ejercicio económico financiero, las unidades administradoras de los órganos ordenadores de compromisos y pagos de la República remitirán a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, la información emitida por el SIGECOF, sobre los gastos comprometidos y no causados al 31 de diciembre, con indicación, como mínimo, de la imputación presupuestaria, beneficiario, monto y fecha estimada de causación. Las Oficinas Nacionales de Presupuesto y Contabilidad Pública normará mediante providencia conjunta, las transacciones de cierre del ejercicio económico financiero. Capítulo VI De la gestión de la herramienta informática denominada Sistema Integrado de Gestión V Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF) Administración del SIGECOF Artículo 31° La Oficina Nacional de Contabilidad Pública administrará el SIGECOF, lo cual comprende el mantenimiento la integridad y la seguridad, así como la capacitación y adiestramiento de los funcionarios de los organismos y entes integrados a la referida herramienta. Actualizaciones del SIGECOF Artículo 32° Corresponde a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, realizar las modificaciones, ajustes o mejoras al SIGECOF en coordinación con los demás órganos rectores de la administración financiera del sector público. Obligación de solicitud de opinión Artículo 33° Los órganos de la República y sus entes descentralizados funcional mente, para proceder al desarrollo o adquisición de herramientas informáticas y equipos tecnológicos a ser utilizados en actividades relacionadas con el Sistema de Contabilidad Pública, deberán solicitar opinión a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública sobre la garantía de integración con el SIGECOF; así como del cumplimiento de las normativas que rigen la Administración Financiera del Sector Público. Registro de la estimación del presupuesto de ingresos Artículo 34° Los ingresos y fuentes financieras contenidos en la Ley de Presupuesto anual se registrarán en el SIGECOF, discriminados por ramos de ingresos, de acuerdo con la clasificación económica dictada por la Oficina Nacional de Presupuesto. Registro de la distribución administrativa del presupuesto de gastos Artículo 35° Una vez dictada la respectiva resolución interna, sobre la distribución administrativa de los créditos presupuestarios, discriminada por unidades administradoras centrales y desconcentradas, se procederá a realizar su registro en el SIGECOF, de acuerdo con lo previsto en el Manual que al efecto dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. Obligación de llevar registros contables Artículo 36° Las unidades administradoras centrales y desconcentradas registrarán sus transacciones económicas y financieras en el SIGECOF, de acuerdo con las instrucciones que dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. En caso de no contar con el equipa miento necesario para su vinculación con la citada herramienta, el registro se efectuará conforme a las instrucciones técnicas que dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. Seguridad integral Artículo 37° Corresponde a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública velar por la seguridad integral de la plataforma tecnológica y la información contenida en el SIGECOF. A tal efecto, establecerá los mecanismos y controles necesarios para restringir e impedir el uso indebido de las aplicaciones y datos. Clave de acceso Artículo 38° Cada usuario del SIGECOF tendrá clave única, personal e intransferible para el acceso a los diferentes módulos de la citada herramienta, según su perfil. El uso indebido de estos atributos acarreará responsabilidad, conforme a las disposiciones legales vigentes. Almacenamiento de los datos Artículo 39. La Oficina Nacional de Contabilidad Pública dictará los procedimientos informáticos necesarios a los fines de salvaguardar el contenido de la base de datos del SIGECOF, así como la conservación y el acceso a su uso. Seguridad de códigos fuentes Artículo 40° Ninguna persona ajena a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, incluidos los usuarios que tengan la custodia o administración de activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos de los órganos de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente, integrados al Sistema de Contabilidad Pública, no tendrán acceso a los códigos fuentes de los aplicativos contenidos en el SIGECOF. Asignación de responsables del flujo de trabajo Artículo 41° La máxima autoridad de los órganos de la República y de sus entes descentralizados funcional mente, designará a los funcionarios responsables del registro, autorización, creación de usuario y clave de acceso al SIGECOF. Capítulo VII Disposiciones Finales y Derogatoria Consultas Artículo 42° Sin perjuicio de los pronunciamientos que pueda emitir cualquiera de los órganos asesores de la Administración Pública, las dudas que resulten de la aplicación del presente Reglamento, serán aclaradas por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. Vigencia Artículo 43° El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Derogatoria Artículo 44° Se deroga el Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.623 Extraordinario, de fecha 29 de diciembre de 2002. Dado en Caracas, a los veintiún días del mes de noviembre de dos mil cinco. Años 195° de la Independencia y 146° de la Federación. Ejecútese, (L.S) Hugo Chávez Frías Refrendado El Vicepresidente Ejecutivo (L.S.) José Vicente Rangel Refrendado El Ministro del Interior y Justicia (L.S.) Jesse Chacón Escamillo Refrendado El Ministro de Finanzas (L.S.) Nelson José Merentes Díaz Refrendado El Ministro de la Defensa (L.S.) Ramón Orlando Maniglia Ferreira Refrendado El Ministro del Turismo (L.S.) Wilmar Castro Soteldo Refrendado El Ministro de Agricultura y Tierras (L.S.) Antonio Albarrán Refrendado El Ministro de Educación Superior (L.S.) Samuel Moncada Acosta Refrendado El Ministro de Educación y Deportes (L.S.) Aristóbulo Istúriz Refrendado El Ministro de Salud (L.S.) Francisco Armada Refrendado La Ministra del Trabajo (L.S.) María Cristina Iglesias Refrendado El Ministro de Infraestructura (L.S.) Ramón Alonzo Carrizalez Rengifo Refrendado La Ministra del Ambiente y de los Recursos Naturales (L.S.) Jacqueline Coromoto Faria Pineda Refrendado El Encargado del Ministerio de la Cultura (L.S.) Hector Enrique Soto Castellanos Refrendado El Ministro para la Vivienda y Hábitat (L.S.) Luis Carlos Figueroa Alcalá Refrendado El Ministro de Participación Popular y Desarrollo Social (L.S.) Jorge Luis Garcia Carneiro