Reglamento N° 2 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario sobre Avances o Adelantos de Fondos a Funcionarios

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Reglamento N° 2 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario sobre Avances o Adelantos de Fondos a Funcionarios Gaceta Oficial N° 5.128 Extraordinario de fecha 30 de diciembre de 1996 Decreto N° 1.662 de fecha 27 de diciembre de 1996 Rafael Caldera Presidente de la República En ejercicio de la atribución que le confiere el ordinal 102 del artículo 190 de la Constitución, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario, en Consejo de Ministros, Decreta el siguiente, Reglamento N° 2 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario sobre Avances o Adelantos de Fondos a Funcionarios Título I. Disposiciones Preliminares Artículo 1° Se consideran avances o adelantos las entregas de fondos del Tesoro Nacional que efectúen los ordenadores de pago a funcionarios del respectivo organismo conforme a este Reglamento. No obstante, el Ministerio de Hacienda podrá girar avances o adelantos a funcionarios pertenecientes a otros organismos del Poder Nacional, en lo relativo a la ejecución de los créditos imputados a la Partida 4.52.00.00.00 "Asignaciones no distribuidas" del Plan Único de Cuentas dictado por la Oficina Central de Presupuesto o cuando se trate de otras partidas cuyo manejo la Ley anual de Presupuesto centraliza en el Ministerio de Hacienda. Los receptores de los fondos transferidos rendirán cuenta del gasto de acuerdo con la normativa vigente. Artículo 2° Sólo podrán efectuarse avances o adelantos de fondos a: 1. Los Administradores, entendiéndose como tales a los titulares de la Dirección de Administración u otra de igual competencia y los titulares de las demás Unidades Básicas. 2. Los Jefes de las Unidades Operativas. 3. Estos funcionarios son responsables del manejo de los fondos en avance girados a su nombre y las dependencias a su cargo integrarán la estructura a que se refiere el artículo 8° de este Reglamento. Artículo 3° Se consideran Unidades Básicas las destinatarias de una Autorización Anual para Comprometer. Las Unidades Operativas son aquellas que sólo reciben órdenes de avances o cheques con indicación de la imputación presupuestaria. Artículo 4° Las designaciones de los Administradores de Unidades Básicas y Jefes de Unidades Operativas deben ser hechas por la máxima autoridad del organismo correspondiente y las mismas serán publicadas en la Gaceta Oficial, salvo en el caso del Ministerio de la Defensa, sus organismos adscritos o bajo tutela y las demás excepciones previstas en la ley. Los Administradores de Unidades Básicas y Jefes de Unidades Operativas deben prestar caución suficiente para el ejercicio de sus funciones. Artículo 5° En caso de sustitución permanente del funcionario a cuyo nombre se hayan emitido órdenes de avance, el sustituto, a los fines del registro de su firma, deberá consignar ante la entidad bancaria, la Gaceta Oficial en la cual aparezca su designación como funcionario responsable del manejo de fondos en avance. Si la ausencia es temporal, el referido funcionario podrá autorizar a la entidad bancaria, para que pague el sustituto las órdenes de avance cuyos vencimientos han de producirse durante su ausencia. Artículo 6° El Administrador de la Unidad Básica o Jefe de la Unidad Operativa que cese en el ejercicio de sus funciones deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya un Acta que contenga, por lo menos, los siguientes datos: 1. Monto de los fondos existentes en efectivo. 2. Estados bancarios actualizados. 3. Listado de comprobantes de egreso de fondos. 4. Cheques emitidos pendientes de cobro. Artículo 7° Las órdenes de avance deben contener los siguientes datos: 1. Nombre del Administrador de la Unidad Básica o Jefe de la Unidad Operativa. 2. Monto en número y letras. 3. Lugar del pago. 4. Plazo para hacer efectivo el pago. 5. Identificación del ordenador de pago. 6. Firma del ordenador o su delegado. 7. Numeración consecutiva de la orden. 8. Fecha de emisión. 9. Ejercicio e imputación presupuestaria. 10. Otros requisitos formales que establezca el Ministerio de Hacienda, oída la opinión de la Oficina Central de Presupuesto. Las órdenes de avance que se emitan a nombre de los Administradores de Unidades Básicas, de conformidad con lo previsto en el artículo 15 de este Reglamento, con cargo a la correspondiente provisión para girar avances, no señalarán la imputación presupuestaria. En este caso, los respectivos créditos presupuestarios se afectarán sobre la base de la Autorización Anual para Comprometer, según lo indicado en el artículo 10 de este Reglamento. Título II. De la Calificación de las Dependencias y de la Asignación de Créditos Manejados Mediante Avances Artículo 8° Se entiende por "Estructura para la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos manejado mediante Avances", el conjunto de dependencias que dentro de cada organismo a cargo de un ordenador de pagos interviene en el manejo de los créditos presupuestarios, cuyos compromisos serán cancelados con fondos girados en avances, Dicha Estructura estará integrada por las Unidades Básicas y las Unidades Operativas calificadas como tales por la máxima autoridad del organismo, oída la opinión de la Oficina Central de Presupuesto, mediante decisión que contendrá la denominación genérica de las Unidades. Salvo en el caso del Ministerio de la Defensa y sus organismos adscritos o bajo tutela, esta decisión, así como sus modificaciones, serán publicadas en la Gaceta Oficial. La calificación asignada a cada tipo de dependencia no puede ser modificada durante la ejecución de cada presupuesto. Artículo 9° En el caso de los créditos presupuestarios asignados a programas que se administren en forma centralizada, la Dirección de Administración u otra de igual competencia debe realizar los trámites relativos a la adquisición y pago de los compromisos que le soliciten los responsables de los programas, con cargo a sus respectivos créditos. Artículo 10ºPromulgada la Ley de Presupuesto, la máxima autoridad del organismo determinará, mediante Autorizaciones Anuales para Comprometer y de acuerdo con las instrucciones que dicte la Oficina Central de Presupuesto, la parte de los créditos presupuestarios Mediante Avances que se asignarán a las Unidades Básicas para los programas, subprogramas, proyectos y partidas. Dichas Autorizaciones deben ser giradas al inicio del ejercicio presupuestario y para las dependencias que se crearen en el curso del año, antes de comenzar sus actividades. La Dirección de Administración u otra de igual competencia verificará la imputación y disponibilidad de dichas Autorizaciones y de sus modificaciones, afectando los respectivos créditos presupuestarios, y las remitirá a la respectiva Unidad Básica para su registro; así como al órgano de control interno para su debido conocimiento. Los Ministerios que realicen gastos de seguridad y defensa que sean cancelados con fondos de avance, emitirán por separado la correspondiente Autorización Anual para Comprometer. Esta Autorización, previa a su remisión a las Unidades Básicas, será remitida por la Dirección de Administración u otra de igual competencia a la Contraloría General de la República, a los fines del control previsto en los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. A los fines del control que corresponde al Ejecutivo Nacional, las Autorizaciones Anuales para Comprometer deberán contener la información discriminada por lapsos periódicos. Artículo 11ºEl monto total de la Autorización a que se refiere el artículo anterior constituirá la base de la respectiva provisión para girar mediante avances. Artículo 12ºNo se incluirán en la Autorización Anual para Comprometer ni en las Ordenes de Avance a cargo de los Jefes de Unidades Operativas, el monto de los créditos destinados a atender lo siguiente: 1. Todos los compromisos de los que no se deriven pagos periódicos, cuyos montos sean superiores a diez mil unidades tributarias (10.000 U.T.) o su equivalente en moneda extranjera. 2. Los compromisos por contratos de arrendamiento, servicios y cualesquiera otros de los que se deriven pagos periódicos, salvo los créditos destinados a la ejecución del Programa de Subsidio Familiar, creado por Decreto N° 1.366 del 12 de junio de 1996. No obstante, las embajadas, consulados y delegaciones debidamente acreditados en el extranjero y cualesquiera otras unidades constituidas en el exterior que formen parte de la estructura para la ejecución financiera del presupuesto de gastos manejado mediante avances del respectivo organismo, efectuarán dichos pagos periódicos con cargo a los fondos recibidos en calidad de avance. 3. Los compromisos que la respectiva Ley de Presupuesto autorice atender en varios ejercicios presupuestarios. 4. Los compromisos que deban cancelarse con cargo a la partida destinada a atender obligaciones pendientes de ejercicios anteriores. 5. Los compromisos señalados en los artículos 14 y 17 de este Reglamento. Parágrafo ÚnicoA los efectos de este artículo, el valor de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio presupuestario y, el mismo se mantendrá durante la ejecución del respectivo presupuesto. Cualquier modificación durante el ejercicio presupuestario será efectiva a partir del primero de enero del año siguiente. Artículo 13ºEl límite para contraer compromisos que sean cancelados mediante avances por parte de los Administradores de Unidades Básicas, es el señalado en las correspondientes Autorizaciones Anuales para Comprometer. En el caso de los Jefes de Unidades Operativas, el límite para comprometer y pagar está constituido por el monto de los fondos que reciban en el transcurso del ejercicio presupuestario, mediante órdenes de avance o cheques imputados a las correspondientes partidas. Título III. De la Colocación y del Manejo de los Fondos de Avance Artículo 14ºLos fondos destinados a pagar sueldos y sus compensaciones, primas, salarios, remuneraciones especiales y gastos de representación, deben colocarse a nombre de los Administradores de las Unidades Básicas y Jefes de las Unidades Operativas, mediante órdenes de avance imputadas a las partidas. Dichos funcionarios serán responsables de efectuar los pagos a los beneficiarios. Los referidos conceptos de gastos, a los efectos de este Reglamento, se denominan remuneraciones de personal. Artículo 15ºLos fondos destinados a cancelar obligaciones derivadas de compromisos asumidos conforme a la Autorización Anual para Comprometer, serán provistos a los Administradores mediante órdenes emitidas a su nombre con cargo a la correspondiente provisión para girar avances. Artículo 16ºLos ordenadores de pago deben colocar los fondos en avance a los Administradores de Unidades Básicas de manera que a éstos les sea posible atender oportunamente las obligaciones que adquieran, dentro de los límites de las correspondientes Autorizaciones Anuales para Comprometer. Artículo 17ºPara proveer fondos a los Jefes de Unidades Operativas destinados a atender gastos distintos de remuneraciones de personal, becas y los compromisos que se deriven de la ejecución del Programa de Subsidio Familiar, se emitirán a su nombre órdenes de avance imputadas a las partidas. Si ello no fuere posible, se emitirán a nombre de otro funcionario responsable del manejo de fondos, las órdenes de avance imputadas a las partidas, cuyos montos deberán ser depositados en cuenta corriente abierta con ese propósito. Este funcionario efectuará las entregas al Jefe de Unidad Operativa mediante cheque y señalará la imputación presupuestaria correspondiente a los fondos que transfiere. Cuando la colocación de fondos a un Jefe de Unidad Operativa se produzca mediante cheques, no podrán emitirse a su nombre órdenes de avance para atender gastos distintos a remuneraciones de personal y becas. El Programa de Subsidio Familiar será cancelado a través de entidades bancarias. Artículo 18ºLas órdenes de avance que se emitan para atender gastos de seguridad y defensa del Estado, serán remitidas por la Dirección de Administración u otra de igual competencia a la Contraloría General de la República, a los fines del control previsto en los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Artículo 19º La Dirección de Administración u otra de igual competencia, enviará al órgano de control interno y a la Contraloría General de la República dentro de los primeros treinta días de cada ejercicio presupuestario, sendas relaciones de los funcionarios que estén autorizados para transferir fondos mediante cheques a Unidades Operativas, con indicación de éstas. Artículo 20ºLos funcionarios que mediante cheques transfieran fondos a Jefes de Unidades Operativas enviarán trimestralmente al órgano de control interno y a la Contraloría General de la República, sendas relaciones en las cuales indiquen los funcionarios a quienes se entreguen dichos fondos, la denominación de la dependencia a la cual están adscritas y el monto de los fondos entregados a cada uno de ellos. Artículo 21ºSe prohíbe efectuar transferencias de fondos entre funcionarios, excepto: 1. Las que se realicen con cargo a los fondos que con tal propósito sean girados mediante órdenes de avance. En este caso el responsable del manejo de los fondos será el último receptor. 2. Las que hagan quienes manejan fondos en avance bajo su responsabilidad y dentro de las limitaciones de su propia Autorización Anual para Comprometer o de la Orden de Avance imputada, según el caso, a otros funcionarios para que atiendan gastos, tales como los derivados de eventos y actividades especiales que deban realizarse en el interior o exterior del país. El funcionario que utilice este procedimiento debe entregar los fondos con la indicación de la imputación presupuestaria que corresponda y exigir cuenta de su inversión dentro de los treinta días siguientes a su entrega. No podrá efectuar nuevos adelantos a un mismo funcionario mientras éste no le haya rendido cuenta de la utilización del anterior. Artículo 22ºLa Dirección de Administración u otra de igual competencia debe llevar, de acuerdo a las pautas que dicte el Ministerio de Hacienda, un registro actualizado de los funcionarios y dependencias que manejan fondos en avance y suministrará al órgano de control interno y a la Contraloría General de la República, la información necesaria para el ejercicio de sus funciones. Artículo 23ºLos responsables del manejo de fondos en avance deben abrir, para cada presupuesto, dos cuentas corrientes bancarias a nombre de la dependencia, en las cuales depositarán los fondos que se les adelante, una para el manejo de las remuneraciones de personal y otra para los demás avances. Las Unidades Operativas que reciban un promedio mensual de fondos inferior a quinientos mil bolívares (Bs. 500.000,00) y aquéllas que, en atención a razones justificadas y previa solicitud de su titular, sean expresamente exceptuadas por la Dirección de Administración u otra de igual competencia, podrán manejar los fondos en dinero efectivo o abrir una sola cuenta corriente bancaria a nombre de la correspondiente Unidad Operativa. Los fondos que los Administradores de Unidades Básicas reciban para cancelar los compromisos pendientes al término del ejercicio presupuestario, se depositarán en la misma cuenta corriente abierta para el manejo de los fondos de dicho ejercicio. Se exceptúan de esta disposición los fondos que se reciban para la cancelación de becas y para la ejecución del Programa de Subsidio Familiar, en virtud de que tales conceptos se cancelarán a través de distintas entidades bancarias. Artículo 24ºLos gastos y pagos a ser atendidos con fondos en avance no están sujetos a la certificación prevista en el último aparte del artículo 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. No obstante, los funcionarios responsables del manejo de fondos en avance verificarán la justedad y razonabilidad de los precios, la suficiencia de las garantías y demás requisitos de legalidad y sinceridad de los gastos y de los pagos con cargo a dichos fondos. Artículo 25ºLos funcionarios responsables del manejo de fondos en avance deben llevar los registros necesarios, a los fines de su contabilización y control. Artículo 26ºEl funcionario a quien corresponda efectuar pagos con fondos en avance, adoptará las medidas necesarias con el objeto de cancelar las obligaciones a más tardar dentro del mes siguiente a la presentación de los comprobantes de gastos causados debidamente conformados. Artículo 27ºLos pagos que realicen los responsables del manejo de fondos de avance obligados a llevar cuentas corrientes, deben ser efectuados mediante cheques emitidos a nombre de los legítimos beneficiarios. Se exceptúan de esta disposición los pagos menores por caja chica, los derivados de contratos colectivos que deban cancelarse en dinero efectivo, así como los de becas y los que se deriven de la ejecución del Programa de Subsidio Familiar. Artículo 28ºLos reintegros al Tesoro Nacional provenientes de fondos girados en avance, deben ser efectuados por los Administradores de Unidades Básicas o Jefes de Unidades Operativas, a cuyo efecto prepararán las correspondientes planillas de reintegro, conservando el original y enviando las copias pertinentes a la Dirección de Administración u otra de igual competencia, a los fines del respectivo registro contable. En las planillas debe constar la conformidad de la oficina receptora de fondos nacionales. Cuando no exista oficina receptora de fondos nacionales en la localidad sede de la Unidad Operativa, se remitirá a la Dirección de Administración u otra de igual competencia, el cheque correspondiente emitido a nombre del Banco Central de Venezuela acompañado de un oficio, para que sea enterado al Tesoro Nacional, Copia del oficio donde conste la recepción del cheque será devuelta por la mencionada dependencia a la respectiva Unidad Operativa. Artículo 29ºLos remanentes de fondos correspondientes a cargos vacantes deben ser reintegrados dentro de los quince días siguientes al vencimiento del respectivo lapso. Asimismo, los remanentes de las órdenes especiales de avance, para atender el pago de remuneraciones de personal, deben ser reintegrados dentro de los treinta días siguientes a la fecha de su cobro por parte del funcionario responsable de efectuar los pagos. Tales reintegros deben ser restablecidos a las partidas con cargo a las cuales se giraron los fondos respectivos. Artículo 30ºLos reintegros que durante el ejercicio presupuestario efectúen los Jefes de Unidades Operativas, provenientes de fondos destinados a atender gastos distintos a remuneraciones de personal, deben ser restablecidos a las partidas correspondientes. Artículo 31ºLos reintegros que realicen los Administradores de Unidades Básicas durante el ejercicio presupuestario, provenientes de fondos destinados a atender gastos distintos de remuneraciones de personal, deben restituirse a la correspondiente provisión para girar avances. Título IV. De las Operaciones al Término del Ejercicio Presupuestario y Durante el Semestre Siguiente Artículo 32ºAl 31 de diciembre de cada ejercicio presupuestario, los funcionarios responsables del manejo de fondos en avance deben preparar una relación de los compromisos válidamente adquiridos y no pagados durante dicho ejercicio, con expresa indicación de si los respectivos bienes o servicios se han recibido o no. Asimismo, deben reintegrar al Tesoro Nacional los remanentes de fondos en avance no requeridos para atender compromisos válidamente adquiridos. Para la misma fecha los Administradores de Unidades Básicas deben presentar, además, la información relativa a la ejecución de su Autorización Anual para Comprometer. La relación e información mencionadas y copia de las planillas de reintegro debidamente canceladas, deben ser remitidas a la Dirección de Administración u otra de igual competencia, dentro de los quince días siguientes al término del respectivo ejercicio presupuestario. Artículo 33ºDurante el semestre siguiente al ejercicio presupuestario, los funcionarios responsables del manejo de fondos en avance deben cancelar los compromisos válidamente adquiridos, así: 1. Los correspondientes a gastos causados, contenidos en la relación citada en el artículo anterior, dentro de los treinta días siguientes al término del ejercicio presupuestario, siempre y cuando disponga de los fondos. 2. Los correspondientes a gastos que se causen durante el semestre siguiente al ejercicio presupuestario, derivados de compromisos indicados en la relación a que se refiere el artículo anterior, dentro de los treinta días siguientes a la fecha de recepción de los bienes y servicios, en el caso de los Jefes de Unidades Operativas y, en el de los Administradores de Unidades Básicas, a partir de la recepción de los fondos correspondientes. 3. Si los Administradores de Unidades Básicas no disponen de los fondos especiales necesarios para cancelar los gastos que se causen, lo informarán mediante relación a la Dirección de Administración u otra de igual competencia. El ordenador debe colocar los fondos a nombre del funcionario administrador mediante órdenes de avance que se emitirán de acuerdo a la relación mencionada y con cargo a la respectiva provisión para girar avances. Artículo 34ºAl finalizar el semestre siguiente al ejercicio presupuestario, los funcionarios responsables del manejo de fondos en avance, deben preparar una relación de los compromisos válidamente adquiridos durante el ejercicio presupuestario y pendientes de pago para esa fecha, y reintegrar al Tesoro Nacional el remanente de los fondos en avance que para esa fecha estén en su poder. Artículo 35ºLa relación a que se refiere el artículo anterior y copia de las planillas de reintegro canceladas, deben ser remitidas a la Dirección de Administración u otra de igual competencia, dentro de los diez días posteriores a la expiración del semestre siguiente al ejercicio presupuestario. Artículo 36.- Las relaciones e informaciones que deben presentar los ordenadores de pago se ajustarán a las pautas que dicten el Ministerio de Hacienda o la Oficina Central de Presupuesto, según sea el caso. Título V. Disposiciones Transitorias y Finales Artículo 37ºEl presente Reglamento se aplicará a partir del ejercicio presupuestario 1997, inclusive. Parágrafo ÚnicoLos compromisos válidamente adquiridos durante el ejercicio presupuestario 1996 y no pagados al treinta y uno de diciembre del mismo año, por los Administradores de Unidades Básicas y Jefes de Unidades Operativas, se tramitarán y pagarán el primer semestre de 1997, conforme a las normas legales y reglamentarias vigentes al treinta y uno de diciembre de 1996. Artículo 38ºSe deroga el Decreto N° 2.895 del 22 de abril de 1993, publicado en la Gaceta Oficial N° 35.204 del 5 de mayo de 1993 y cualquier otra disposición que colida con este Reglamento. Dada en Caracas, a los veintisiete días del mes de diciembre de mil novecientos noventa y seis. Años 186° de la Independencia y 137° de la Federación. (L.S.) Rafael Caldera Refrendado: Siguen firmas.